设计师如何通过结构化思维提高工作效率?

在工作中,很多事情需要看完成的效率。同时,在提高工作效率上每个人都有自己的方法。那么,对于设计师来说,如何利用结构化思维提高工作效率呢?本文就此做了总结分享,希望对你有所帮助。

你是如何提高工作效率的?

保持一段时间只做一件事?先做简单的,再做复杂的?切分优先级?使用公共组件?积累团队或个人的资源库?不断提升熟练度?选择合适的工具?找优秀范本借鉴?拒绝不合理需求?把要做的事情列出来?找夜深人静的时候做?利用碎片化时间提前思考?听音乐?喝饮料?

我搜索了网络上的一些资料和文章,也寻问了一些设计师,得到了上面的那些方式。也许你有更多的答案。

不过,如果就上述这些方法来分个类,你会怎么去把这些方式分类呢?

  • 有的人可能会基于我会用的方式,和我不会用的方式来分类。
  • 有的人可能会基于以自我、资源、环境三方面来分类。
  • 有的人可能会基于工作前、工作中、工作后的顺序来分类。
  • ……

分类,恰巧是结构化思维主要的运用方式,虽然,结构化思维不是仅仅如此。

什么是结构化思维?简单来说,它是成体系的去考虑问题的一种方式。我们可以用下面这张图简单的具象这种思维。

这个金字塔的结构化思维被大家推崇是因为研究表明,人的大脑天生喜欢接收一些有规律的信息,否则它接收的效率和速度就会很慢。基于这个原理,这种思维方式可以用到很多地方。

我们试试用下面这串数字来体会下它的好处:

149162536496481

如果要你背下来,是不是有点难了?

但如果我告诉你,它是1到9这9个数字的平方呢?是不是一下子就记住了?也就是说,通过规律,我传递信息变得非常高效,你接收信息也变得非常高效。

出自麦肯锡的结构化思维里有四个法则,我们这里只介绍最被广为流传的分类法则:MECE,意思是相互独立,完全穷尽的意思,通俗点说就是不重复也不遗漏。其分类方式主要有五种

  1. 二分法:非A和A;
  2. 过程法:按时间、流程、顺序
  3. 要素法:事物各个方面特征(颖慧/沁园的竞品分析)
  4. 公式法:在设计工作里面,可以理解为按事物原理去分,比如尼尔森的十大可用性原则,5E体验原则等。
  5. 矩阵法:例如我们熟知的重要紧急四象限,关键有效四象限

如今大多数介绍结构化思维的书籍和文章中都主要关注如何用结构化思维来演讲或者汇报,但既然结构化思维是一种成体系考虑问题的方式,它自然也可以用来提高工作效率。

怎么用结构化思维的方式来提高工作效率呢?在回答这个问题之前,我们先来看看另一个问题,在之前那些提高工作效率的方法里,有哪些是对结构化思维的运用?

将事情列出来?切分优先级?……

无论如何,在“在之前那些提高工作效率的方法里,有哪些是对结构化思维的运用呢?”的问题下,你分类方式更明确了。

所以,要用结构化思维来提高工作效率,第一步其实是:定义问题。这也是在最初那张结构图里位于顶端的部分,可以说,如果问题定义的不够精准,下面的结构和分类自然也会跟着偏掉,从工作效率这个角度来说,就会造成资源浪费,效率低下。

举个小例子,一位设计师看到实现出来的界面空了一块,于是决定调整布局来完善产品。听起来似乎没什么问题,但如果这件事的前提是因为当前版本的某块功能测试未通过,经过商议,决定将这个功能移到下个版本而保证发版时间,于是,程序员直接将这个功能关联的界面元素去掉了。

现在,你还觉得那位设计师的处理没什么问题吗?

解决空了一块的界面,和解决被定义为某个界面元素相关联的功能不在此版本上线,是两个完全不一样的问题,对于第二个问题来说,只需要将相关联的界面元素呈现出失效的状态,再附带简短的文字说明(例如:此功能暂未上线)等就解决了,而第二个解决方法,几乎不需要花费设计师多少时间,程序员的工作量也比布局调整要减轻太多。

解决了定义问题的第一步,接下来才到了利用结构分类的方式来提高我们的工作效率。

对于单个工作任务来说,定义好你要解决的问题,接下来就是建立框架。

交互设计师需要输出的交互设计文档/方案来说,这里有三个关键词:主逻辑、主结构、关键画面。我在前两年的交互基础课程中也有提到这三个关键词。关键画面是依托于主要结构和主要逻辑产生的关键性界面,主要结构是指产品功能的组织方式,这里面又包含两个方面,一个是分层,一个是分类,是对于关键画面的静态支撑。主要逻辑,则是指每个用户角色(或者是主要用户角色)完成任务的主线,是对于关键画面的动态支撑。

如果是GUI设计师,也需要按照结构思维的方法建立或明确其视觉框架:风格(色系、字体)、常用组件、关键画面。

按照结构化思维,为工作任务建立框架,首先,能够保证框架性的内容不会有错误,是提升效率,降低返工率的基础。同时,当有了这些框架性内容,即使后续细节性内容有错误或者交付时间的延后,都不会影响整个交付的质量,还能降低延期对项目的影响。

为什么这么说呢?

  1. 有了这些框架定义,处于下游的工种其实已经可以开始启动,在一定程度上与你并行工作,节省了项目时间也缓解了你时间上的压力。
  2. 因为你是以结构化思维给出的内容,能够更有效的促进和帮助他们完成组件模块的搭建,这样微调色值和字号等细节,对你和他们都不会造成过多的工作压力。
  3. 你的精力会被分配的更有主次,而不是陷入到细枝末节里不可自拔。

当然,不同的任务具体使用起结构化思维还有不一样,比如对于汇报这种任务,在建立框架之前,需要先确认自己的核心建议。

对于多个工作任务来说,每个任务要解决的问题不一样,似乎就不像那张结构图一样能明确一个顶点,但其实不然。

就提高工作效率这件事来说,结构化的顶点就是你的绩效目标,也就是KPI。提升工作效率到头来,是用最少的精力和时间最大化你的KPI成果,让你个人的投入产出比最大化。

当你看向这个顶点问题以后,就可以按照你觉得适合的分类方式来划分你的工作任务了。这就是我们常常提到的多项目处理能力。

比如,我们按照常用的重要和紧急两个维度来划分所有工作任务,得到了下面这张图。

这样划分下来,任务5显然是需要花费精力最多的工作任务,这样的工作任务往往有个特点,就是时间不是很紧急。这个时候,就最好再利用结构化思维将它进行任务拆分,划分更细致的时间点,以防止它一直被紧急侧的任务影响。

在不影响其他任务下,我们当然可以按照紧急度优先完成任务3的内容,但必须保证它占用你的时间精力并不多,如果会占用你过多精力,那就要再在这个任务点使用结构化思维进行拆分。

这次拆分,要解决的是完成速度的问题,比如里面有没有可以让别人完成的部分?里面有没有内容不需要那么急提供?里面有没有内容是我方法用错了导致工作量评估过多?或者,是不是由于我对这份工作非常不熟练,而导致它占比时间过多?

如果像3号这样的任务占到了你工作最主要的部分,大多数正常的职场环境下,一定要先从自己找原因。

一般来说,这种任务在一个人身上集中可能有三个原因,要么是这个人经验太低,无法承担更重要的工作,需要这些工作积累经验。要么是在这些小任务中,你一直没有表现出能够胜任更重要任务的能力,别人无法把更重要的任务交给你。要么,你可能没有意识到你这份工作任务的意义,它可能存在两面性,比如做差了或者做得很一般不会有太大影响,但做好了,就会发展成重要的任务。

多任务下的结构化思维运用,其实是单任务下结构化思维的一次运用升级。

结构化思维是一个非常通用并且好用的思考方式,用在我们今天的话题上,它可以帮助我们提升工作效率,优化你精力的投入产出比,当然,要用好它,依然需要通过反复训练和刻意练习才行。毕竟,提高你的个人能力,才是解决所有问题的关键。

总结一下:

  1. 结构化思维是成体系考虑问题的一种方式。
  2. MECE分类法则及五种主要方法:二分法、流程法、要素法、公式法、矩阵法。
  3. 使用结构化思维提高工作效率,需要先定义问题。
  4. 单任务下,先定义问题,再确认框架。多任务下,要以一段时间的绩效为目标,使个人投入产出比最大化为首要问题。

作者:林影落,10年+体验设计师,专注AR及创新领域设计;微信公众号:林间有影落

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题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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